Hình thức làm việc qua email ngày càng phổ biến do tính tiện dụng và chuyên nghiệp. Vì vậy, nắm vững được cách viết email tiếng anh sẽ cho bạn nhiều lợi thế trong công việc và cuộc sống.
1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh
Để viết hay, trước tiên cần viết đúng đã. Mỗi email tiếng Anh thường sẽ có chung một cấu trúc nhất định:
Greeting: Lời chào đầu thư Tiếng Anh (Dear, Hello…)
Opening comment: Câu mở đầu email Tiếng Anh bằng việc thăm hỏi
Introduction: Giới thiệu lý do bạn viết email này
Main point: Đây là phần nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
Concluding sentence: Phần kết thúc email Tiếng Anh có thể thêm những câu thể hiện sự mong đợi, chờ phản hồi từ người nhận hoặc lời chúc
Signing of: Lời chào kết email Tiếng Anh
2. Cách viết email công việc bằng tiếng Anh
Đối với email công việc bạn sẽ cần phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng và cần chú ý không được sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh.
Greeting – Chào hỏi
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của một email công việc, bạn chỉ nên dùng ‘Dear…,’ thay vì ‘Hi…,’ hay ‘Hello…,’. Nếu có thể, bạn nên đính kèm với tên người nhận. Ví dụ như: Dear Mr.A/ Mrs A/ Miss A. Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn, Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không biết tên người nhận thì nên sử dụng lời chào với mẫu “Dear Sir/ Madam”.
Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu
Hỏi thăm, chào hỏi:
- How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
-
I hope this finds you well. (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt)
-
Hope all is well. (Hy vọng mọi người đều khỏe)
Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:
- Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
- Thank you so much for getting back to me. (Cảm ơn vì đã phản hồi)
Introduction – Giới thiệu
Nhằm tránh lan man và tiết kiệm thời gian cho người đọc, bạn nên đề cập ngay đến mục đích của mình ngay sau lời chào hỏi.
Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….
- I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
- I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
- We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
- I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)
Main point – Nội dung chính
Một trong các tiêu chí của cách viết email bằng Tiếng Anh mà bạn phải đáp ứng là sự ngắn gọn, rõ ràng. Bởi lẽ, hàng ngày có rất nhiều thư gửi đến và người đọc luôn muốn xem qua chúng một cách nhanh nhất. Cho nên nội dung bạn trình bày phải thật xúc tích, dễ hiểu.
Making a request/ asking for information – Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin
I would (highly) appreciate it if you could…
It would be great if you could…
It would be a great support/ help if you could…
Offering help/ giving information – Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin
I am/ We are glad to inform you that I/ we can…
Should you need any further information, please contact the hotline…
We are willing to arrange another meeting with the manager.
Complaining – Phàn nàn
I am writing to express my dissatisfaction with your customer service
I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered.
We regret to inform you that your payment is considered overdue
Apologizing – Thư xin lỗi
We would like to apologize for any inconvenience caused.
Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused.
I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow.
Attaching files – Đính kèm tệp
Please, find attached the file you requested
I’m sending you … as an attachment.
Concluding sentence – Kết thúc
Trước khi kết thúc email và thực hiện ký tên, hãy viết thêm câu call-to-action để khuyến khích người nhận sớm hồi âm thư. Ví dụ: Thank you for taking the time to review my resume and professional references. I look forward to hearing from you soon!
- Appreciatively
- Best regards,
- Respectfully,
- Sincerely,
- Thanks again,
- Warm regards,
- Yours sincerely,
- Yours truly,
Lưu ý: Khi ký tên, bạn hãy ghi đầy đủ họ tên nhé. Để tăng sự chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu về cách tạo chữ ký trong email.